РАСПОРЯЖЕНИЕ от 05 сентября 2014 г. № 17 Об утверждении и внедрении нормативно – методических пособий по вопросам делопроизводства, экспертизы документов и работы архива Администрации сельского поселения Купино муни- ципального района Безенчукский...
АДМИНИСТРАЦИЯ
сельского поселения Купино
муниципального района Безенчукский
Самарской области
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 05 сентября 2014 г. № 17
с. Купино
Об утверждении и внедрении нормативно – методических пособий
по вопросам делопроизводства, экспертизы документов и работы
архива Администрации сельского поселения Купино муни-
ципального района Безенчукский Самарской области
В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства, правильного формирования дел, их учета и сохранности по Администрации сельского поселения Купино муниципального района Безенчукский Самарской области
1. Утвердить номенклатуру дел, Положение о постоянно действующей экспертной комиссии и Положение об архиве Администрации сельского поселения Купино муниципального района Безенчукский Самарской области (согласно приложениям 1,2).
2. Создать экспертную комиссию при Администрации сельского поселения Купино муниципального района Безенчукский Самарской области в следующем составе:
Доронина Н.А. – председатель комиссии, специалист 1 категории Администрации сельского поселения Купино;
Шилина Г.А. - секретарь комиссии, делопроизводитель Администрации сельского поселения Купино;
Новокрещенова А.Ю. – член комиссии, бухгалтер Администрации сельского поселения Купино;
3. Назначить ответственным за ведение архива Администрации сельского поселения Купино делопроизводителя Администрации сельского поселения Купино Шилину Г.А.
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.
Глава сельского поселения Купино И.Д. Девяткина
Н.А. Доронина
42247
Приложение № 1 к распоряжению
от « 05» 09. 2014 года № 17
ПОЛОЖЕНИЕ
о постоянно действующей экспертной
комиссии
Администрации сельского поселения
Купино муниципального района Безенчукский Самарской области
1.Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия ЭК создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Самарской области, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности Администрации сельского поселения Екатериновка муниципального района Безенчукский Самарской области (далее Администрация поселения)
1.2. Постоянно действующая ЭК (далее ЭК) является совещательным органом при Главе поселения.
Решения комиссии вступает в силу после их утверждения Главой поселения. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с Управлением государственной архивной службы Самарской области.
1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, ведомственными перечнями документов со сроками хранения, постановлениями Администрации района, положением об ЭК поселения.
1.4. ЭК возглавляется специалистом Администрации поселения. Персональный состав ЭК назначается распоряжением Главы поселения из числа наиболее квалифицированных сотрудников. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители: начальник архивного отдела муниципального района Безенчукский.
1.5. На основании примерного, разработано индивидуальное положение об ЭК, которое после согласования с архивным отделом администрации района утверждается и вводится в действие постановлением Главы поселения.
2. Основными задачами
Основными задачами ЭК является:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формирования дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.
3. Основные функции ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по отбору документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.
3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам поселения:
- по выявлению владельцев личных архивов, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда России;
- по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории своего учреждения.
3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
3.4.1. на утверждение ЭПК управления государственной архивной службы Самарской области, а затем на утверждение Главы поселения:
- описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации,
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой “ЭПК” в перечне документов до 1945 года включительно;
3.4.2. на согласование ЭПК управления государственной архивной службы Самарской области, а затем на утверждение Главы поселения сводную номенклатуру дел;
- описи дел по личному составу,
- акты об утрате или неисправимо повреждения документов постоянного хранения;
3.4.3. на рассмотрение ЭПК управления государственной архивной службы Самарской области-предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, об определении сроков хранения, не предусмотренных перечнем;
3.4.4. на утверждение Главы поселения акты об уничтожении документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п.3.4.1.);
акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.
4.Права ЭК.
Экспертная комиссия имеет право;
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации работникам поселения по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от сотрудников администрации:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе по личному составу;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях сотрудников администрации о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда, о причинах утраты документов,
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов начальника архивного отдела администрации района, представителя учреждения Государственной архивной службы России, сторонних организаций.
4.5. ЭК в лице ее председателя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать Главу поселения но вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
4.7. В установленном порядке представлять свое учреждение в архивном отделе администрации района.
5.Организация работы ЭК
5.1. ЭК учреждения работает в тесном контакте с ЭК администрации района, ЭПК управления государственной архивной службы Самарской области, получает в них соответствующие организационно-методические указания.
5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному Главой поселения. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседании, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раза в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее, чем через 10 дней.
5.4. Заседания ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимаются простым большинством голосов, присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну (решение принимает председатель ЭК)
5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за сохранность, а также контроль за исполнением принятых решений ЭК возлагается на секретаря комиссии.
Согласовано
Начальник архивного отдела
администрации муниципального
района Безенчукский Самарской
области Л.В.Русанова
«_____»______________2014 год
Приложение № 2 к распоряжению
от « 05» 09. 2014 года № 17
П О Л О Ж Е Н И Е
об архиве Администрации сельского поселения Купино муниципального района Безенчукского Самарской области
1.Общие положения
1.1. Документы Администрации сельского поселения Купино муниципального района Безенчукского Самарской области (далее Администрация поселения), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах.
Для передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в учреждении.
1.2. Учреждение обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда, образующие в их деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производится за счет средств учреждения.
За утрату и порчу документов Архивного фонда должностные лица Администрации поселения, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3. В учреждении для хранения документов Архивного фонда Российской
Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив. Учреждение обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.4. Архив учреждения создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архива, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.
1.5. В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, правилами и другими нормативно-методическими документами Управления государственной архивной службы Самарской области, архивного отдела администрации района, распоряжением Главы поселения и настоящим положением.
1.6. Положение об архиве учреждения разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается Главой поселения по согласованию с архивным отделом администрации района.
1.7. Архив учреждения работает по планам, утверждаемым Главой поселения и отчитывается перед ним в своей работе.
1.8. Контроль за деятельность архива учреждения осуществляется Главой поселения.
1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляет архивный отдел администрации района.
2. Состав документов архива
В архив поступают:
2.1. законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, образующие в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;
2.2. служебные и ведомственные издания;
2.3. научно-справочный аппарат к документам архива.
3. Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;
3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;
3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой Российской Федерации;
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структур их подразделении учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой Российской Федерации;
3.2.2. разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным отделом администрации района графики представления описей на рассмотрение ЭПК Управления государственной архивной службы области и передачи Архивного фонда на государственное хранение;
3.2.3. составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Управления государственной архивной службы Самарской области;
3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;
3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает ею правопреемственность с научно справочным аппаратом соответствующего государственного архива;
3.2.6. Организует использование документов;
- информирует руководство и работников Администрация поселения о составе и содержании документов архива:
- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;
- исполняет запросы учреждений и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
3.2.7. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения;
3.2.8. оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения;
3.2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения;
3.2.10. ежегодно представляет в архивный отдел администрации района сведения об объеме документов по установленной форме.
3.2.11. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в архивный отдел Администрации района документы Архивного фонда.
4. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами работников учреждения.
4.2. запрашивать сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных задач и функций
5. Ответственность
5.1. Заведующий ведомственным архивом, либо его функции возложенные на лицо ответственное за ведение архива учреждения, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.
Согласовано
Начальник архивного отдела
администрации муниципального
района Безенчукский Самарской
области Л.В.Русанова
«_____»______________2014 год